ELO Digital Office – Kreditoren-Workflow
Als ideenreicher und umsetzungsstarker Schweizer Holzbau-Partner entwickelt, plant und realisiert Häring seit über 130 Jahren für Private, Unternehmen und die öffentliche Hand qualitativ hochwertige, leistungsfähige und ästhetisch überzeugende Gebäude- und Raumlösungen aus Holz für nachhaltige Bauwerke.
Mit dem Ziel, Dienstleistungen mit hoher Fachkompetenz und Qualität zu erbringen, soll eine volle Auftraggeber Zufriedenheit erreicht und der langfristige Unternehmenserfolg der Häring gesichert werden.
Herausforderung
In der Administration sollen vermehrt Synergien für die verschiedenen Standorte und Mandanten – insbesondere beim Kreditoren-Workflow – genutzt werden. Mittels mobilem Zugriff soll die Visierung und Freigabe der Rechnungen über Smartphone/Tablet eine hohe Flexibilität ermöglichen. Die riesige Menge an Rechnungen soll einfach und schnell verarbeitet werden können. Mit der automatischen Übergabe an Microsoft Dynamics NAV sollen Mehraufwände reduziert und ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden.
Lösung
ELOprofessional mit der intelligenten Dokumentenerkennung ELO DocXtractor erkennt die Rechnungen automatisch. Alle relevanten Daten der Rechnung werden in einem sehr hohen Mass erkannt und klassifiziert. Durch die Lernfähigkeit des Systems wird die automatische Vollverarbeitung immer besser.
Anhand der Projektnummer erkennt der ELO DocXtractor auch, welcher Projektleiter dafür zuständig ist und führt die Rechnung zur Visierung direkt an den Projektleiter weiter.
Mittels ELOprofessional Workflow können die Anwender die Rechnungen freigeben, kontieren, Projekten zuweisen usw. Dank dem Optive DocPortalTM kann dies auch von unterwegs bequem mit dem Smartphone/Tablet über ein WebPortal gemacht werden.
1. Intelligente automatische Kreditoren Erkennung
Die qualitativ hochwertige, lernfähige Erkennung findet die kompletten Rechnungsdaten (Rechnungsempfänger, Lieferanteninformationen, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, MwSt. Beträge und Satz, VESR oder IBAN, Bestell-Nr. usw.)
beinahe mühelos mittels ELO DocXtractor.
2. Visierung über Optive DocPortalTM
Per E-Mail erhalten die Visumspersonen die Aufforderung zur Visierung von anstehenden Rechnungen. Im Optive DocPortalTM werden die Rechnungen aufgerufen um diese zu visieren, kontieren, splitten usw.
Rechnungen die immer ähnlich gebucht werden, können als Buchungsvorschlag gespeichert werden. Bei Bedarf kann der Visierende den Workflow auch delegieren oder an andere Personen abgeben, respektive auch weitere, visumsberechtigte Personen dynamisch hinzufügen.
Bestellinformationen werden direkt von einem Web Service aus Microsoft Dynamics NAV abgefragt. Rechnungen auf denen eine Bestellnummer erkannt wurde und die betragsmässig mit der Rechnung übereinstimmen können auch direkt ohne zusätzliches Visum der Microsoft Dynamics NAV Schnittstelle übergeben werden.
3. Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV
Als Abschluss des Prozesses werden die Buchungsdaten direkt in die Microsoft Dynamics NAV Schnittstelle geschrieben. In der Schnittstelle findet eine zusätzliche Validierung statt und der Anwender kann beispielsweise bei den durch den Anwender
verursachte, logische Buchungsfehler nochmals eingreifen bevor die Rechnung endgültig verbucht wurde.
4. Weitere Dokumente
Lieferanten bezogene Dokumente oder Beilagen können auch einfach über die ELO DropZone archiviert werden, um dem Anwender eine einheitliche Arbeitsweise zu ermöglichen.
Selbstverständlich unterstützen wir auch Sie gerne, wenn Sie mit digitalem Dokumentenmanagement Vollgas geben möchten.
Über Optive
Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit der Firmengründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS/ECM), der Archivierung und der Workflow-Optimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support.
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